Análisis de tienda de aires acondicionado

Se empezó a trabajar con la tienda alrededor de hace seis meses, desde el inicio se descubrió que la chica de mostrador y propietaria de la tienda le sobraba el entusiasmo y las ganas y carecía de experiencia en sistemas de inventarios y facturación, a lo cual, el análisis inicial fue:

En primer instancia se verá el inventario actual, así que hay que capturar todo el inventario inicia que incluía la vitrina principal, vitrina alterna y la zona de estantes traseros (tas mostrador) y un almacén pequeño en un cuarto contiguo.

Para esta tarea mostramos como se da de alta cada artículo auxiliándonos del código de barras que tenía la mayoría de elementos, sin importar mucho el inventario físico, que sería otro tema que se tomaría más adelante, así que el cliente en tres días logo tener el inventario capturado.

Como segundo punto fue la venta al público, ya al tener capturado el inventario ya podíamos vender a público y en este instante se hizo venta tanto de contado como a crédito y en este punto posteriormente empezamos a recibir pagos, todo empieza a caminar, por sí mismo a fin de turno o de día se hace un corte de caja en el cual indica todas las ventas de contado, ventas de crédito, cobranza, descuentos, devoluciones, todo lo que indica operaciones de punto de venta, para los clientes que solicitan facturas se toma el ticket de venta y este se pasa al departamento de facturación, a lo cual se instruyó en el uso del sistema on line Factura Fiel, ya con los datos del ticket que indica códigos, cantidades, y tipo de pago se elabora la factura y se le da seguimiento.

Hasta aquí todo normal y con relativa facilidad la cual es nuestro punto que hemos trabajado por mucho tiempo.

Tercer punto: meter las compras, de este modo sabemos a quién le compramos que mercancía y a qué precio, por ser artículos de alto costo (evaporador y compresor de a.a.) cada uno necesita manejarse con un número de serie, que en el mismo sistema es fácil su manejo, tras capturar la factura pasamos al punto de clasificación en donde indicamos nuestros precios de venta y amortizamos los costos de paquetería y aseguranza, (el cliente no los incluía y absorbía y evidentemente perdía ese dinero), ahora estableció porcentajes de ganancia, y el otro punto difícil es que el proveedor maneja código de articulo interno que no son iguales a los códigos de barras (que metimos primero), así que en el mismo sistema seguimos metiendo los códigos internos de nuestro proveedor, y ahora metemos el código de barras como código alterno de cada producto, el sistema por sí mismo fusiona estos datos convirtiendo nuestro articulo con código de barras  al nuevo productos con código interno y añadiendo todo el kardex e historial  al nuevo elemento y agregando el código de barras como código alterno, así que se sigue leyendo el articulo con código de barras y lo convierte a código interno en automático, un proceso que se antoja difícil pero el mismo sistema lo hace, adicionalmente los artículos que manejan número de serie confirma que serie saldrá en venta, controlando aún más nuestro inventario.

Se observo que artículos como gas refrigerante se tenía una ganancia de 12 pesos correspondiente a un 5%, que no había subido de precio venta, pero si precio costo y se dejaba de ganar, y al contrario cada venta genera un costo, por este motivo es que los negocios no crecen, pasan años y el mismo cliente dice: “años y no avanzo”, porque siguen manejando precios de un año atrás sin darse cuenta que el costo ha incrementado.

Posteriormente a la clasificación de la compra y asignar precios de venta y código de barras, el sistema imprime etiquetas de código de barras con los datos de cada artículo y precio (se imprime en etiquetadora de código de barras) generando una tira con códigos de cada artículo para ser pegados y este todo más controlado.

Cuarto punto, inventario físico para que las cantidades que dicta el sistema sean reales.

Con estos sencillos pasos ahora el manejo de la tienda está controlado en tanto a inventarios, ventas, cobranza.

Actualmente se está comenzando el manejo de órdenes de trabajo de instalación/soporte de aires acondicionados, de tal modo que se genera ordenes de trabajo y se les da seguimiento sobre cobros, material usado y cobrado al cliente, y se está proyectando un expediente para revisión historial, y programación de servicios de mantenimiento sobre todo.

Sistema Icom, tienda de aire acondicionado y accesorios.

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